Não deixe as horas escaparem! Conheça 7 dicas de gestão de tempo para ser mais produtivo e ter um dia mais leve

Uma boa gestão de tempo é o segredo para quem deseja aumentar a produtividade e eficiência, seja no trabalho ou nos estudos. Afinal, com tantos compromissos, é fácil se perder entre o que é prioridade e o que pode esperar.

Mas, com planejamento e organização, é possível ter mais controle sobre a sua rotina, reduzir a pressão dos prazos e aumentar sua realização pessoal. 

Conheça, neste artigo, 7 dicas para otimizar o seu gerenciamento de tempo e tomar decisões mais assertivas. 

Melhore sua gestão do tempo com a técnica pomodoro

A técnica pomodoro de gestão do tempo consiste em determinar ciclos de foco total, com alarme programado. 

Por exemplo, você se concentra por 30 minutos em uma atividade (sem checar notificações, e-mail ou levantar da cadeira) e em seguida faz uma pausa de 5 minutos. 

Após completar 4 pomodoros (ou ciclos), é recomendado fazer um intervalo maior para recuperar as energias. Você pode aproveitar essas pequenas pausas para olhar a janela, brincar com seu pet, comer um lanche ou tomar um café fresquinho.

Só não esqueça de manter os cuidados bucais para aproveitar esses alimentos, especialmente se você tiver sensibilidade nos dentes. Assim, você poderá desfrutar do seu momento de descanso, sem sentir desconforto dental.

Defina metas SMART para maior produtividade

A meta smart (ou meta inteligente) é uma estratégia que auxilia a definir objetivos e atingi-los de maneira sagaz, a partir dos seguintes critérios:

• S - specific (específica): defina claramente o que precisa ser feito. Por exemplo, em vez de “Escrever artigo”, seja específico: “Escrever 500 palavras do artigo sobre cuidados com a pele”;
• M - measurable (mensurável): determine como medir o seu progresso em relação à meta. Exemplos: “Organizar 3 itens da lista de tarefas” ou “Responder 20 e-mails hoje”;
• A - attainable (atingível): estabeleça o que é possível realizar. “Revisar 2 capítulos do meu trabalho de pós-graduação” é mais atingível do que "Estudar mais";
• R - relevant (relevante): garanta que a meta faz sentido no contexto atual. Exemplo: “Finalizar a pesquisa para o artigo x, pois é minha prioridade essa semana” em vez de uma tarefa que pode ser adiada;
• T - time based (temporal): defina um prazo. “Caminhar 5 km até as 18h” ou “Terminar essa tarefa até 17h” são bons exemplos.

Esse método de organização e gestão do tempo traz clareza, motivação e foco.

Use a matriz Eisenhower para priorizar tarefas

Também conhecida como “matriz de gestão do tempo”, essa estratégia consiste em organizar as tarefas por importância e urgência. Ela nos ajuda a separar os compromissos em 4 categorias:

• fazer: tarefas importantes e urgentes que precisam ser realizadas imediatamente;
• agendar: compromissos que podem ser planejados para realizar em outro momento;
• delegar: responsabilidades que podem ser passadas para outras pessoas;
• excluir: ações que não são urgentes nem importantes e podem ser eliminadas.

Agora, monte um cronograma com um quadrante dividido em 4 partes e distribua as tarefas de acordo com as suas escolhas. Para visualizar melhor:

• atribua cores para cada categoria;
• limite até 10 atividades por categoria;
• faça uma lista de pendências e marque cada tarefa realizada;
• elimine o que não for prioridade.

Foque em uma tarefa por vez 

Ser multitarefa demanda um esforço maior da mente para alternar entre contextos diferentes, o que pode resultar em mais erros, uma produção mais lenta e menos criatividade. 

O cérebro humano funciona melhor quando está focado em uma tarefa por vez, por mais simples que ela seja. Por isso, ao trabalhar ou estudar, escolha apenas uma atividade e concentre-se nela até concluí-la.

Assim, você garante maior concentração, processa melhor as informações e atinge resultados mais eficientes.